「WorkFlowy」と「MindMap」と「Evernote」の使い分け

「WorkFlowy」と「MindMap」と「Evernote」

最近「WorkFlowy」というアウトライナーを使い始めた。今までは主に発想、アイディア出し、プレゼン、トークのためのブレインストーミングと整理は「MindMap」、リンクやリサーチを含むメモ、ノートについては「Evernote」と使い分けていた。そこに、「WorkFlowy」が加わることでそれぞれのソフトウェア、アプリの使用法と関係性が変わってきそうなので今回はそれについての記事を書いてみる。まず手始めに「WorkFlowy」、「MindMap」、「Evernote」について知らない人もいるかもしれないので、それらについての簡単な説明をする。

「WorkFlowy」とは

「WorkFlowy」とは先程も簡単に説明したようにアウトライナーである。アウトライナー、アウトラインプロセッサ、アイデアプロセッサとは大雑把に言えば、文章や項目に「流動的な階層構造」を付けて編集することができるソフトウェアのことを指す。この「流動的な階層構造」というのが大事で、文章を編集しながら階層構造が常に変更可能であるというのがアウトライナーの一番の利点になる。これをさらに単純化して言えば「WorkFlowy」は「箇条書き」をするためのソフトウェアであり、このNILOGの目次のような階層構造をいつでも編集可能な状態で文章を書くことが可能になる。使い方次第では「ToDoリスト」のような使い方もできるけれど、個人的にはその使用法はお勧めはしない。何故かというと「ToDoリスト」は脳内でイメージ展開してやるべきであり、時間が決められた予定はメモとして「Google Calender」などで整理した方が効率と実行率が高いからだ。

「MindMap」とは

「MindMap」とはトニー・ブザンが提唱したブレインストーミングの手法、もしくはノート術である。この手法は天才のノートの分析結果に基づき、キーワードとヴィジュアルを両立させた手法であることに特徴がある。今となっては有名な「MindMap」だが、日本で有名になったのは神田昌典、勝間和代といった人たちが「フォトリーディング」と共にビジネス利用し始めてからだろう。「フォトリーディング」は科学的には無意味な手法であることが証明されているが、それについては以前書いた「速読/速聴/遺伝子について」という記事を参照してほしい。「MindMap」については彼らが日本に紹介する前から愛用しており、主に「iMindMap」というソフトウェアを使用している。学生時代は「MindMap」を自分なりに改造したもの (ゴール設定と時間軸を足したもの) を利用しており、試験勉強は自分で作った「MindMap」を見直して終わりという感じだった。マインドマップは中央から末端にいくにつれて抽象度の軸が下がっていく構成 (抽象 → 具体) になっており、アウトライナーと同様に「流動的な階層構造」になっている。

「Evernote」とは

「Evernote」とはメモ、ノートなどの全ての情報を蓄積することを目的としたソフトウェアである。有名なソフトなのでアプリ類も充実しているが、マネタイズが上手くいっていないらしく、近年は迷走を続けている。「Evernote」はフリーミアムのビジネスモデルを採用しており、プランは「Evernote Basic」、「Evernote Plus」、「Evernote Premium」の三つになっているが、個人的には有料版である「Evernote Plus」、「Evernote Premium」を使う理由が余り見当たらない。ただ過去に一度ノートを誤って編集してしまった際、履歴を参照する必要があったために「Evernote Premium」を一時的に使用してみたことはある。その時は履歴の参照には成功したものの、「Evernote Premium」に付随する「コンテキスト」という機能が煩わし過ぎて一瞬で「Evernote Basic」に戻した。「コンテキスト」はノートの内容に基づいて関連情報を表示する機能なのだけれど、画面を占有するし、金を払って広告を見せられている気分になるし、役に立たないという最悪の機能だった。非表示にもできるらしいけれど、あれでは有料版を使う人が増えないのも仕方ない。

「WorkFlowy」と「MindMap」と「Evernote」の使い分け

基本的には一番最初に起動するのが「WorkFlowy」という位置付けになった。これにはフローなノートとして情報を書き込んでおく。例えば外出中の移動時間などにブログを執筆する際などにも使用できる。ただし「WorkFlowy」は情報をストックする場所としては向かない。なので既に「WorkFlowy」から他の場所にアウトプットした情報、必要ない情報は片っ端から消し、必要な情報は「MindMap」で整理して保存、もしくはExportして「Evernote」に保存する。「MindMap」については起動が遅いというのが弱点なので、何でも書き込むという使用用途には向かない。ただしプレゼンやトークのトピック整理などには力を発揮するので、フローとストックの中間のような使い方をしていく。「Evernote」は過去には何でもメモ、ノートとして使用していたこともあるのだが、その使用方法なら「WorkFlowy」の方が向く。ブログを始めてからは「Evernote」に長文を書き込むこと自体が少なくなっていたのだけれど、「WorkFlowy」があることで「Evernote」をフローとして活用することはほとんどなくなりそうだ。そうなってくると「Evernote」は情報のアーカイブ、ストック先としての最終地点という形での利用形態が主になる。良い画像、リサーチ画像などは「Pinterest」の方に保存しているが、「スクリーンショット」で保存した画像メモを放り込んでおく場所としては「Evernote」はまだ使えるかもしれない。

「WorkFlowy」のカウントサイクル、容量アップ、デモ

「WorkFlowy」のカウントサイクル

「WorkFlowy」の無料アカウントには容量制限があり、月に使用できるトピック数は250個が限度になる。このトピック数のカウント方法はトピックを「作成した数」ではなく、「使用している数」なので、一度トピックを作成しても後に消した場合はカウントが減ることになる。この容量のカウントサイクルは月末から次の月末までで、毎日1日にリセットされる。カウントがリセットされる時間は不明だが、日本ではなく海外のどこかの時間を基準にしているので、1日の0時にリセットされるというわけではない。またカウントサイクルによって一ヶ月に使用した容量はその上限までリセットされるが、元々使用していたトピックが消えるわけではない。例えば前の月に130個のトピックを使用していれば、次の月にはまた250個のトピックを使用することができるということになる。ただしこの場合、前の月の130個のトピックからトピックを消したとしても、使用できるトピック数が250個を超えるわけではなく、それ以上は増えないようになっている。Exportを活用して使わないトピックを随時消去していけばトピック数が250個の容量でも問題はなさそうだが、容量が多い、もしくは無制限の方がストレスフリーなのは確かだろう。

「WorkFlowy」の容量アップ

有料の「Workflowy Pro」では容量無制限になるのだが、無料アカウントでも容量を増やす方法がある。それは「Dropbox」などでもお馴染みの招待を通しての登録で、招待した側と招待された側の両方のトピック数の容量が+250個になる。基本的にはWin-Winのシステムなのだけれど、注意点としては招待した側は招待された側のメールアドレスを知ることができるらしいので、それが嫌な場合は使い捨てメールアドレスなどを使用してほしい。NILOGは今後しばらくの間「WorkFlowy」で下書きをしようと思っていて、個人的には容量が増えるとExportを気にすることなく同時に記事を書けるので、ブログ執筆も捗る。NILによる招待リンクは以下になるので、NILとNILOGを応援したい方は以下から登録よろしくお願いします。招待された方は認証メールをクリックしないと容量が増えないらしいので、そこには注意が必要。招待を利用するよりも普通に登録したいという方は、その下の「Sign Up」から登録できます。

「NILによる招待リンク」

「Sign Up」

「WorkFlowy」のデモ

最後に「WorkFlowy」に興味はあるけれど、使ってみないと分からないので具体的な使用感を知りたいという方は、以下の「WorkFlowy Demo」のリンクから公式デモに飛べるので、ここでチェックすることをお勧めします。

「WorkFlowy Demo」